資料作成の基本　ー誰に何を伝えて、どうしてほしいのかー

重要なのはWHO/WHY/WHAT

資料を作成し始める前の話です。まずはその資料を作る目的を明確にしていきます。

WHO：誰が読むのか？ WHY：資料を読んでどうしてほしいのか？ WHAT：何を伝えたいのか？

上記3つをまず考えることをおすすめします。外資系コンサルの資料作成を伝える本などではよく出てくる内容です。

誰が読むのか？

資料を作成するにあたって、真っ先に考えなくてはいけないことは「誰がよむのか？」です。

ビジネスで言えば、経営層なのか担当者なのかで伝えなくてはいけないことが大きく変わります。

たとえ話

売上が低下していて、営業組織の活動に問題がありそうだ。という仮説のもといろいろと探っていくと営業の役割分担がうまく機能しておらず、全然アプローチできていないお客さまとアプローチしなくても買ってくれるお客さまなのに、やたらと手厚く対応している状況が見えてきました。

このときの打手として「組織改編」が有効ではないかと浮かび上がってきました。一方で営業プロセスが担当に依存しており、ノウハウの共有ができていないことも見えてきました。こちらは打手として「営業日報の改善」が有効と思われます。

「組織改編」と「営業日報の改善」は前者をまず解決しないと根本対策にならないことがわかっています。では「組織改編」について現場レベルで話していてもなかなか実行に移すことができません。そのためまずは経営陣に対して、何が問題で、どうして組織改編が必要なのかをしっかりと説明する必要があります。一方で、担当者には組織改編後に自分の仕事にどのような影響があるのかをきっちりと伝えてあげる必要があります。

同じ、「組織改編」を語る場合においても読み手に合わせた内容になっていないと意味がなくなります。

「営業日報の改善」は経営陣にとってはそれほど興味があることではない可能性があります。しかし、推進していく上では経営陣からの落とし込みを期待したいところです。担当者には営業日報がいかに大切なものであるかを理解してもらい、日々登録して貰う必要があります。

こちらも読み手に合わせて資料化する必要があります。

資料を読んでどうしてほしいのか？

誰が読むのかを意識するのが重要なのは分かっていただけたかと思いますが、次にその資料を読んだ後に、どのような行動を起こしてほしいのかをかんがえる必要があります。さきほどの例の「組織改編」であれば、経営陣には「組織改編が必要な理由を理解して、組織改編を承認する」ことを期待しています。担当者には「組織改編後の仕事の姿をイメージして、今後の取組に参加する」ことを期待しています。

このようにその資料を読んだ後に、読み手に「どう動いてほしいのか」を定義しておきます。どう動いてほしいのかが変わると、書くべき内容が変わります。